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【新入社員】電話が怖い場合の対処方法【失敗しない】

 

こんにちは、姫野です。

新入社員の人に与えられる最初の難関、電話対応。

サラリーワン
電話なんて出たくない。怖いし電話機が鳴るだけで拒否反応…
サラリーワン
実際、新入社員っていつから電話を取るのが普通なの?

このように考えている方も多いのではないでしょうか。

私も新入社員時代に初めてとった電話はいまでも覚えています。正直、早く忘れたいです。それくらい新入社員にとっては緊張するし、怖いものなのです。

この記事でわかること
・電話に対する恐怖心を少しでも軽くする方法
・電話対応に失敗しない方法
・新入社員が電話をとるのはいつから?

 

電話に対する恐怖心は当たり前

 

オフィスに置いてある電話は固定電話が多いです。
これ、ふだん使いますか?

サラリーワン
電話するとしてもスマホだわ!家に固定電話はあるけど滅多に取らないし。

という人が多いのではないでしょうか。

そもそも時代は変化していて、家に固定電話さえない人もいる世の中です。いきなり目の前にビジネスフォンが置かれても拒否反応を起こすのは当たり前です。大正時代生まれの人にいきなりスマートフォンを渡して使えるのかって話です。

そりゃ馴染みのない物体を目にして恐怖心を抱かないほうがおかしいです。おまけに、「見ず知らずの知らない人」と話さないといけないとなると、拒否反応が出てもおかしくないです。

あなたが電話に対して、「怖い」と思うのは当たり前の感情です。新入社員のほぼ全員が同じ気持ちですので安心してください。「怖くない」と言っている人は、ただの強がりもしくは、前世が固定電話だった人くらいじゃないでしょうか。

 

恐怖心を軽くする方法

 

職場の先輩たちに「電話が怖い」ということを相談してもおそらく無駄です。

なぜなら彼らにとって、ビジネスフォンはすでに「身の回りのものの一部」になっているからです。このギャップを埋めることは容易ではないです。
親がこどもだった時の気持ちを忘れるのと同じでしょうか。彼らも、自分が新入社員だった頃の気持ちを忘れている可能性が高いです。

稀に新入社員の頃の気持ちを新鮮なまま持っているピュアな先輩もいます。(レアケース)

 

全部の電話に出なくても大丈夫

 

全部の電話に出る必要はないです。上司や先輩に「出ろ!」とか言われるかもしれませんが、鳴った電話全部に出なきゃ!と思うと、どんどん追い詰められてしまいます。

気持ちの整理がついて、落ち着いている時だけかかってきた電話に出ましょう。

何も考えずに鳴ったらとる!ということを繰り返すと、頭真っ白になってパンクします。

なにも全部の電話に出る必要はありませんし、仮に出てカミカミだろうが名前を聞き取れなかろうが、死にません。大丈夫です。できるだけ軽く考えましょう。難しいかもしれませんが、「たかが電話。」と考えてください。

電話対応に失敗しない方法

 

失敗したって良いのです。聞き取れなくても大丈夫です。

とはいえ、失敗したくないですよね。恥ずかしいし怒られるし。めちゃくちゃわかります。ただ、最初は誰だって緊張するし、相手がなにを喋っているのかわからないものなのです。

失敗リスクを少しでも軽減する方法をご紹介します。
実際に私自身も使っている方法でした。

 

カンニングペーパーを準備しておく

 

これはおすすめです。アナウンサーか声優になった気分で、メモ帳に書いてある文言を読み上げればいいのです。敬語がうまく使えなかったり、なんていえば良いのかわからなくなることは新卒あるあるですので大丈夫。

もし、イレギュラーなことを言われても先輩にバトンタッチすれば問題ありません。

おすすめのカンペ 内容

  • 自分の会社名・所属部署・名前を書いておく(とっさに忘れることもあるため)
  • 会社にはいるけど、トイレなどでいない場合。

    「申し訳ございません。◯◯はただいま席を外しております。」

  • 外出している場合

    「申し訳ございません。◯◯はただいま外出しておりまして、◯時頃戻る予定となっております。」

  • 休暇中(欠勤)の場合

    「申し訳ございません。◯◯は休みをいただいておりまして、○日に出社予定となっております。」

  • 電話中の場合

    「申し訳ございません。◯◯はただいま、電話対応中です。」

  • 伝言を聞いて担当者へ伝える場合のセリフ。
    「私でよろしければ伝言を承ります。」

  • こちらからかけ直す場合。

    「それではこちらから折り返しお電話いたします。差し支えなければで結構ですが、どういった内容のご用件でございますか?◯◯様のお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。」

 

とりあえず、上記のカンペをデスクのどこかにお守りのように置いておくと心強いです。読み上げるだけになると、結構心が楽になります。

 

かかってきた電話の履歴をメモしておく

 

対応した電話の履歴をメモしておきます。面倒ですが、取引先の名前を覚えるのに、これがてっとり早いかもしれません。

 さっきかかってきた電話は、○○会社の山口

というように最低でも会社名と担当者の名前をエクセルや手書きのメモに残しておきます。

あと余裕があれば、その人の特徴も記載しておくと尚覚えやすいです。

さっきかかってきた電話は、○○会社の山口
声がガサガサで、乱暴な口調

みたいな感じで特徴もセットにしておくと、いずれは声を聞いただけで○○会社の山口だ!と反応できるようになります。

新入社員はいつから電話を取るもの?

 

残念ながら、研修が終わり所属されたらすぐに電話対応をさせる会社がほとんどです。実戦形式で覚えさせるのと、新入社員の仕事は電話対応という日本の悪しき文化のためです。

そもそも新入社員あてにかかってくる電話なんてないのに電話対応させるのもおかしな話です。

ただ、もともといる社員的には新入社員が電話を取り次いでくれることにより、自分たちの手間が省けて、ありがたいと感じている人もいます。

さいごに

 

電話対応は苦手な人は本当に苦手です。
私も今でも電話は嫌いですし、はやく日本から固定電話はもちろん、電話文化が廃れて行くのを願っています。

ホリエモンが電話してくるやつとは仕事をするな的な発言をしていますが、完全同意です。

「固定電話が怖い新入社員」についてテレビで特集されるほど、電話が怖い新入社員は増えてきています。そりゃ当然。固定電話に馴染みがないのですから。

そもそも電話対応は本人の意思を尊重することが大事です。周囲が電話に出ることを強要したりしてはいけません。あなたも無理に出る必要はないのです。

私自身も早く電話文化がなくなり、チャットやメールで完結できる時代がくることを祈っています。少しでもこの記事があなたの電話に対する恐怖心を軽くできましたら幸いです。



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姫野
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