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【新卒あるある】電話対応しんどい、聞きとれないのは当たり前

 

こんばんは!そこらへんにいる女子の姫野です。

今日は、新卒でのあるある【電話対応】についてお話しします

きっとどの会社でも同じだとは思いますが、入社一年目の電話対応は辛いですよね。そもそも入社一年目って全部つらい。入社一年目の人はこの記事を読んで少しでもクスッと笑ってストレス無くしてください。

ちなみに姫野の1年目の感想としては

姫野
生き地獄かってくらいめっちゃ辛かった!

 

今も辛いですけどね。笑

 

新卒に電話対応させるなよって話

 

そもそも、会社に入社したてのピヨピヨ新人に電話対応させるのおかしくないですか?なんなら固定電話なんて普段さわらないし。

あんなビジネスフォンおしゃれでもないし、スタイリッシュさも無い。この電話を買ってしれっとすり替えてやろうかと思っていました。

ヨーロッパ風でめっちゃオシャレ。
あとこの公衆電話みたいなやつも素敵。お金もたまるらしい。笑

冗談はさておき新人の最初の仕事として与えられる電話の取り次ぎ。

電話の取り次ぎも慣れてくればいいのですが最初はとりあえず

姫野
相手の社名、名前が聞き取れない、パニック!!!

ということを姫野は幾度となく経験しました。

そりゃ当たり前。電話もともと嫌いだもん。頭まっしろになります。新卒の人ならわかってくれるはず。自分がいま、何を話してるのかわからない状態。

電話は緊張して当たり前

電話って緊張するし相手が滑舌いいとは限らないし、聞き返したら明らかに不機嫌になる人もいませんか?

何回聞き返しても聞きとれないんですよ。別に聴力検査で引っかかったことはないですよ。こんなの理不尽すぎてガチャ切りしたくなります。

でも泣いてても仕方ないので姫野が実践したことをお伝えします。

・常にデスクの上にいらない紙を置いとく。
・殴り書きでとりあえずメモ。かろうじて読めるレベルでOK
・どうしても聞き取れなかったら一回だけは聞き返す。
→「恐れ入りますが、御社名をもう一度頂戴できますでしょうか…(ガクブル)」

取り次いだあとは、かけてきた会社名→取り次ぎ相手の名前もセットでエクセルに入力。ちなみに何度聞き返しても経験上わからないものは、わからないです。聞き返しすぎると、相手がブチ切れるので、「〜っぽい会社名でした。」と伝えていました。(新卒の特権。)

変な名前の会社や変な名前の人は聞き取れなくて当然

 

日本は狭いわりに会社の数が異様に多いです。超有名企業くらいです、名前が知れているのは。中には変な名前や長ったらしい名前の会社もあります。こいつらに泣かされました。聞き取れるかっての。あなたも悩まされているのではないでしょうか。

『なにその名前www』というような会社や『そんな苗字、初めて聞いたんですけど。』という取引先の人が現れます。

でも最初は社名なんてわからなくて当然です。開き直りましょう。


向こうが一発で聞き取れるような会社名つけずに変な会社名にするからいけないんです。
あなたは全く悪くない。

クソ上司
お前は社名さえ聞き取れんのか!電話もまともに取り次げないのか!!

とか言ってくるやつがいても気にしないで大丈夫ですよ。

そもそも電話で使う言葉が特殊なだけ。英語のリスニングとか聞きとれないのと同じです。相手は英語話してるのと同じなのだから、聞きとれなくて当たり前。英語得意な人はアラビア語だと思ってください。

でも、真面目な話、最初はわからなくて当然ですし緊張も相まって相当ストレスたまると思います。電話がたくさんかかってくる職場だと尚更ですね。

ちなみに姫野は、自分の部署に新人ひとりだったので、取り次ぎの仕事は全部わたし。電話がいつ鳴るかな、ドキドキ状態から逃げれるのはトイレに行ってる時くらいでした。爆

電話対応のコツ

 

別に新人さんは電話対応がうまくなくてもいいと思いますけどね。単純に可愛いし、どもっててもカミカミでも聞いてる側は微笑ましいじゃないですか。日本の会社はそういう心の余裕が足りてないからダメ。

それはさておき、私自身も今でも電話対応は苦手ですが、何度も何度も電話出てると嫌でも覚えてくるのですよね。とりあえず場数をこなせばいやでも慣れます。口が勝手に喋ってます。キモいけど。

あと、部署内で電話対応うまいな〜って人はいませんか?その人の話し方をパクると結構はやく上達します。おすすめ。

これだけ覚えておけばOK!

基本的なことにはなりますが、姫野が初期、何度も間違えて怒られた言い回しをまとめておきます。これだけ覚えておけば大丈夫。覚えなくても、メモとか付箋に書いて電話とかパソコンにペタペタ貼っておけば読み上げるだけになって楽チンです。

取り次ぎ相手がトイレやタバコなどで一時的に席にいない場合
→「恐れ入りますが、◯◯は席を外しておりますので折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか?」
 取り次ぎ相手が出張や外回りで会社内にいない場合
→「恐れ入りますが、◯◯は出張に出ております、〇〇時ごろ戻りますが〜」

とりあえず、すぐ戻ってくるようなら席はずしてま〜すと伝えれば大丈夫です。こっちから折り返す場合は、電話番号と相手の会社名・担当者を聞いておくのを忘れずに♪

姫野は外回りしてる人のことを「席外してます」と伝えてボロクソ怒られました。「あっ」と思いましたが、案の定電話切った瞬間に、上司が飛んできました。

クソ上司
すぐ帰ってくると思うだろうがあ!!

と言われましたが、そもそも日本語がめんどくさい。気にしないように。

さいごに

 

今となってはやっとこさ慣れてきましたが、初期の頃は電話がなっただけで死にたかったです。自分の席の電話線抜いてやろうかと何度も思いました。

毎年春になると、どの企業でも新人さんが電話対応するようになると思います。春の風物詩です。

なかには、とっても優しい天使のような対応をしてくださる人もいるのですよね。「新卒ちゃんかな?ゆっくり喋ってあげよう。」そんな人が一人でも増えますように。そして私もそんな人になりたい。

新人さんに優しい社会になることを心より願っている姫野です。いつもお勤め、お疲れさまです。



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姫野
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